رهبر انقلاب در دیدار جمعی از مدیران، اساتید و طلاب جامعه‌الزهرا تاکید کردند:
به گزارش پایگاه 598 به نقل از دنیای اقتصاد ؛ در اغلب مواقع فارغ از اینکه در چه کسب‌وکاری مشغول به فعالیت هستید،
فرصت‌هایی برای بهبود و افزایش عملکرد سازمان شما وجود دارد. بهترین راه
برای انجام این کار شناسایی و حذف گلوگاه‌ها (Bottlenecks) یا عواملی است
که موجب کندی در فعالیت‌های سازمان می‌شود.
اما گلوگاه‌های سازمان چگونه قابل شناسایی هستند؟
یکی از راه‌ها برای شناسایی گلوگاه‌ها، استفاده از ابزار تئوری محدودیت یا Theory of Constraints) TOC) است. این ابزار کمک می‌کند تا مهم‌ترین گلوگاه‌های موجود در فرآیندها و سیستم‌های سازمان شناسایی شوند و پس از آن قادر خواهید بود نسبت به کاهش یا حذف آنها اقدام و به بهبود عملکرد سازمان خود کمک کنید.
معرفی ابزار
احتمالا این جمله معروف را قبلا شنیده‌اید که: «قدرت یک زنجیر به اندازه قدرت ضعیف‌ترین حلقه آن است» و این جمله دقیقا بازتابی از ابزار TOC است. این ابزار را اولین‌بار دکتر «الی گلدرت» معرفی کرده است.
مطابق نظر گلدرت، عملکرد هر سازمانی، وابستگی زیادی به محدودیت موجود در آن دارد. این محدودیت است که می‌تواند موجب جلوگیری از به حداکثر رسیدن عملکرد و تحقق اهداف یک سازمان شود. محدودیت‌ها می‌تواند به کارکنان، تامین‌کنندگان، اطلاعات، تجهیزات و حتی سیاست‌های داخل و خارج از سازمان برگردد.
این ابزار بیان می‌کند که در هر سیستمی حداقل یک عامل تاثیرگذار بر عملکرد وجود دارد که در واقع همین عامل، ضعیف‌ترین حلقه سازمانی به شمار می‌آید. علاوه‌بر این، ابزار TOC می‌گوید هر سیستمی می‌تواند تنها یک محدودیت در یک زمان مشخص داشته باشد و موارد دیگر –غیر از محدودیت- نقاط ضعفی هستند که هنوز به محدودیت سازمان تبدیل نشده‌اند. با این ابزار قادر خواهید بود محدودیت‌های سازمان خود را شناسایی کنید و روش‌های انجام کار خود را برای غلبه بر آنها تغییر دهید.
برای استفاده از این ابزار، گام‌های زیر را بردارید:
گام اول- محدودیت را شناسایی کنید. اولین گام، شناسایی ضعیف‌ترین حلقه سازمانی است؛ یعنی مهم‌ترین عاملی که موجب کندی در عملکرد سازمان می‌شود.
این کار را با بررسی و مشاهده دقیق فرآیندها آغاز کنید. بررسی کنید آیا امکان بهره‌وری بالاتری وجود دارد یا اینکه گلوگاه‌هایی در فرآیندهای کاری سازمان وجود دارد؟ برای مثال، ممکن است کارکنان به‌دلیل در اختیار نداشتن مهارت کافی یا آموزش مناسب نتوانند عملکرد قابل قبولی در یک فرآیند از خود نشان دهند. اساسا محدودیت عبارت است از هر چیزی که مانع رسیدن سیستم به اهداف خود شود.
محدودیت‌ها ممکن است یکی از سه شکل زیر را داشته باشند:
• محدودیت منابع: منابع ممکن است شامل یک تجهیز یا ماشین خاص، منابع مالی یا منابع انسانی نسبت به ظرفیت مورد انتظار خروجی از سازمان باشد.
• محدودیت سیاسی: وقتی سیاست‌ها، روش‌ها یا معیارها به درستی تعریف نشده باشند و موجب کندی در فرآیندها شوند، می‌توانند به عنوان یک محدودیت شناخته شوند.
• محدودیت دائمی: احتمال وجود این نوع محدودیت همیشه ممکن است. برای مثال محدودیت توانایی و شایستگی مدیریت یا مهارت‌های بازاریابی و فروش که چنانچه در سازمان نسبت به آن بی‌توجهی شود ممکن است به راحتی بروز یابد.
همچنین در نظر داشته باشید که با توجه به این تئوری، یک سیستم در یک زمان مشخص تنها می‌تواند یک محدودیت داشته باشد. بنابراین باید بتوانید به درستی تصمیم‌گیری کنید که کدام حلقه در سازمان ضعیف‌ترین است و روی آن تمرکز کنید. اگر این محدودیت در سازمان واضح نباشد، می‌توانید از ابزارهایی مانند پارتو برای شناسایی بهتر محدودیت استفاده کنید.
گام دوم-محدودیت را مدیریت کنید. پس از شناسایی محدودیت، هنگام آن است که بررسی کنید چگونه می‌توانید آن را مدیریت کنید. چه اقدامی می‌توانید انجام دهید تا این محدودیت به‌طور کامل برطرف شود. گلدرت این گام را «بهره‌برداری از محدودیت» نامیده است.
راه حل‌های ارائه شده ممکن است بسته به سازمان، اعضای تیم کاری، اهداف تعیین شده و محدودیت‌ها متفاوت باشد. برای یافتن بهترین راه حل، می‌توانید از ابزارهای مختلف حل مساله(که قبلا در همین ستون معرفی شده‌اند) استفاده کنید.
گام سوم- عملکرد سازمان را ارزیابی کنید. در آخرین مرحله، بررسی کنید که رفع محدودیت شناسایی‌شده، چگونه محدودیت شناسایی و مدیریت‌شده را که موجب روان شدن فرآیندهای کاری شده است، تشخیص می‌دهید؟
اگر تشخیص دادید هنوز محدودیت تاثیری منفی بر عملکرد دارد، به گام دوم برگردید و چنانچه به نظر می‌رسد محدودیت به درستی شناسایی نشده است، مجددا به گام اول برگردید و دوباره شروع کنید.
جالب است بدانید موفقیت قطعی ابزار TOC در تولید، توزیع، خدمات مالی، مراکز درمانی، دفاعی، ارگان‌های دولتی، آموزشی و خدمات اجتماعی به اثبات رسیده است و از آن به‌عنوان ابزاری کارآمد برای بهبود بهره‌وری سازمان‌ها استفاده می‌شود.
فراموش نکنید ابزار TOC، پشتوانه‌ای از مدیریت چندوجهی در سیستم دارد، این ابزار بازنگری نظام‌مند در مدیریت، سازمان را برای رسیدگی به مسائل اساسی توانمند می‌سازد. اساسا TOC فراتر از یک ابزار است و در حقیقت روشی برای تغییر پارادایم برای فکر کردن در مورد مسائل، راه‌حل‌ها، اهداف، مقاصد، سیاست‌ها، روش‌ها و اقدامات است.
اما گلوگاه‌های سازمان چگونه قابل شناسایی هستند؟
یکی از راه‌ها برای شناسایی گلوگاه‌ها، استفاده از ابزار تئوری محدودیت یا Theory of Constraints) TOC) است. این ابزار کمک می‌کند تا مهم‌ترین گلوگاه‌های موجود در فرآیندها و سیستم‌های سازمان شناسایی شوند و پس از آن قادر خواهید بود نسبت به کاهش یا حذف آنها اقدام و به بهبود عملکرد سازمان خود کمک کنید.
معرفی ابزار
احتمالا این جمله معروف را قبلا شنیده‌اید که: «قدرت یک زنجیر به اندازه قدرت ضعیف‌ترین حلقه آن است» و این جمله دقیقا بازتابی از ابزار TOC است. این ابزار را اولین‌بار دکتر «الی گلدرت» معرفی کرده است.
مطابق نظر گلدرت، عملکرد هر سازمانی، وابستگی زیادی به محدودیت موجود در آن دارد. این محدودیت است که می‌تواند موجب جلوگیری از به حداکثر رسیدن عملکرد و تحقق اهداف یک سازمان شود. محدودیت‌ها می‌تواند به کارکنان، تامین‌کنندگان، اطلاعات، تجهیزات و حتی سیاست‌های داخل و خارج از سازمان برگردد.
این ابزار بیان می‌کند که در هر سیستمی حداقل یک عامل تاثیرگذار بر عملکرد وجود دارد که در واقع همین عامل، ضعیف‌ترین حلقه سازمانی به شمار می‌آید. علاوه‌بر این، ابزار TOC می‌گوید هر سیستمی می‌تواند تنها یک محدودیت در یک زمان مشخص داشته باشد و موارد دیگر –غیر از محدودیت- نقاط ضعفی هستند که هنوز به محدودیت سازمان تبدیل نشده‌اند. با این ابزار قادر خواهید بود محدودیت‌های سازمان خود را شناسایی کنید و روش‌های انجام کار خود را برای غلبه بر آنها تغییر دهید.
برای استفاده از این ابزار، گام‌های زیر را بردارید:
گام اول- محدودیت را شناسایی کنید. اولین گام، شناسایی ضعیف‌ترین حلقه سازمانی است؛ یعنی مهم‌ترین عاملی که موجب کندی در عملکرد سازمان می‌شود.
این کار را با بررسی و مشاهده دقیق فرآیندها آغاز کنید. بررسی کنید آیا امکان بهره‌وری بالاتری وجود دارد یا اینکه گلوگاه‌هایی در فرآیندهای کاری سازمان وجود دارد؟ برای مثال، ممکن است کارکنان به‌دلیل در اختیار نداشتن مهارت کافی یا آموزش مناسب نتوانند عملکرد قابل قبولی در یک فرآیند از خود نشان دهند. اساسا محدودیت عبارت است از هر چیزی که مانع رسیدن سیستم به اهداف خود شود.
محدودیت‌ها ممکن است یکی از سه شکل زیر را داشته باشند:
• محدودیت منابع: منابع ممکن است شامل یک تجهیز یا ماشین خاص، منابع مالی یا منابع انسانی نسبت به ظرفیت مورد انتظار خروجی از سازمان باشد.
• محدودیت سیاسی: وقتی سیاست‌ها، روش‌ها یا معیارها به درستی تعریف نشده باشند و موجب کندی در فرآیندها شوند، می‌توانند به عنوان یک محدودیت شناخته شوند.
• محدودیت دائمی: احتمال وجود این نوع محدودیت همیشه ممکن است. برای مثال محدودیت توانایی و شایستگی مدیریت یا مهارت‌های بازاریابی و فروش که چنانچه در سازمان نسبت به آن بی‌توجهی شود ممکن است به راحتی بروز یابد.
همچنین در نظر داشته باشید که با توجه به این تئوری، یک سیستم در یک زمان مشخص تنها می‌تواند یک محدودیت داشته باشد. بنابراین باید بتوانید به درستی تصمیم‌گیری کنید که کدام حلقه در سازمان ضعیف‌ترین است و روی آن تمرکز کنید. اگر این محدودیت در سازمان واضح نباشد، می‌توانید از ابزارهایی مانند پارتو برای شناسایی بهتر محدودیت استفاده کنید.
گام دوم-محدودیت را مدیریت کنید. پس از شناسایی محدودیت، هنگام آن است که بررسی کنید چگونه می‌توانید آن را مدیریت کنید. چه اقدامی می‌توانید انجام دهید تا این محدودیت به‌طور کامل برطرف شود. گلدرت این گام را «بهره‌برداری از محدودیت» نامیده است.
راه حل‌های ارائه شده ممکن است بسته به سازمان، اعضای تیم کاری، اهداف تعیین شده و محدودیت‌ها متفاوت باشد. برای یافتن بهترین راه حل، می‌توانید از ابزارهای مختلف حل مساله(که قبلا در همین ستون معرفی شده‌اند) استفاده کنید.
گام سوم- عملکرد سازمان را ارزیابی کنید. در آخرین مرحله، بررسی کنید که رفع محدودیت شناسایی‌شده، چگونه محدودیت شناسایی و مدیریت‌شده را که موجب روان شدن فرآیندهای کاری شده است، تشخیص می‌دهید؟
اگر تشخیص دادید هنوز محدودیت تاثیری منفی بر عملکرد دارد، به گام دوم برگردید و چنانچه به نظر می‌رسد محدودیت به درستی شناسایی نشده است، مجددا به گام اول برگردید و دوباره شروع کنید.
جالب است بدانید موفقیت قطعی ابزار TOC در تولید، توزیع، خدمات مالی، مراکز درمانی، دفاعی، ارگان‌های دولتی، آموزشی و خدمات اجتماعی به اثبات رسیده است و از آن به‌عنوان ابزاری کارآمد برای بهبود بهره‌وری سازمان‌ها استفاده می‌شود.
فراموش نکنید ابزار TOC، پشتوانه‌ای از مدیریت چندوجهی در سیستم دارد، این ابزار بازنگری نظام‌مند در مدیریت، سازمان را برای رسیدگی به مسائل اساسی توانمند می‌سازد. اساسا TOC فراتر از یک ابزار است و در حقیقت روشی برای تغییر پارادایم برای فکر کردن در مورد مسائل، راه‌حل‌ها، اهداف، مقاصد، سیاست‌ها، روش‌ها و اقدامات است.
اخبار ویژه
نظرات بینندگان
جدیدترین اخبار پربازدید ها
